Réunions de chantier¶

Le module Réunions prépare, tient et diffuse la réunion de chantier hebdomadaire, du premier point de l'ordre du jour jusqu'à l'envoi du compte rendu.

• Avant : Touch2build propose l'ordre du jour à partir des tâches, du planning et du compte rendu précédent. Vous le relisez et envoyez la convocation.
• Pendant : sur un ordinateur ou une tablette, vous pointez les présences, notez, décidez et créez les actions, point par point.
• Après : à la clôture, le compte rendu est prêt en Word et en PDF. Il part par e-mail à tous les destinataires, avec la preuve de l'envoi. Chaque entreprise reçoit aussi l'extrait qui la concerne.

Ce qui change par rapport à un compte rendu tapé dans Word : le point et la tâche ne font qu'un. Une action décidée en réunion devient une tâche du projet, assignée à l'entreprise. Son état remonte tout seul dans la réunion suivante : vous ne retapez jamais « fait », « en cours » ou « en retard ».

Le guide des réunions a quatre pages :

Les notions à connaître¶

Réunion

Une séance numérotée : Compte rendu de chantier n° 14. Elle passe par quatre étapes, affichées à côté de son titre : En préparation, Convoquée (la convocation est partie), En cours et Clôturée.

Point

Une ligne de l'ordre du jour, avec un numéro stable : 14.3 est le 3e point de la réunion 14. Chaque point appartient à une rubrique (Planning, Lots, Administratif…) et, souvent, à un lot (une étiquette du projet : Électricité, HVAC…). Un point non soldé est repris à la réunion suivante avec le même numéro : on reconnaît d'un coup d'œil un point qui traîne depuis plusieurs réunions.

État d'un point

Nouveau, En cours, En retard ou Soldé. Il est calculé à partir des tâches liées au point : une tâche en retard met le point en retard, toutes les tâches fermées le soldent. Vous pouvez toujours le choisir à la main.

Tâche liée

Une tâche du projet rattachée à un point : la réserve, la malfaçon ou la question dont on parle. Son statut, son assigné et son échéance s'affichent dans le point et dans le compte rendu.

Action

Une chose à faire décidée en réunion : quoi, qui et pour quand. Chaque action est une tâche du projet, assignée à l'entreprise. Elle se suit ensuite comme toutes les tâches, dans la liste, le kanban ou le planning, et revient dans la réunion suivante avec son état.

Compte rendu

Le document de la réunion, en Word et en PDF : présences, points, décisions, actions, date de la prochaine réunion et délai de contestation. Il existe en version complète et en extrait par entreprise.

Observation

Une remarque reçue sur un compte rendu envoyé, par exemple « au point 14.3, la date est le 4 novembre, pas le 2 ». Elle arrive par réponse au mail du compte rendu, ou vous la notez à la main. Elle est revue à l'ouverture de la réunion suivante.

Point interne

Un point réservé au rédacteur et au maître d'ouvrage (pénalités, budget, litige…). Il n'apparaît ni dans les comptes rendus envoyés aux entreprises ni sur la page du QR code.

Une semaine type¶

1. Le lundi, la veille de la réunion, Touch2build prépare l'ordre du jour et vous envoie un e-mail. Vous le relisez en cinq minutes et envoyez la convocation. Voir Préparer une réunion.
2. Le mardi matin, au bungalow, vous ouvrez la réunion sur une tablette ou un portable. Pour chaque point, vous notez ce qui est dit, la décision, et vous créez les actions. Voir Tenir la réunion.
3. En fin de réunion, vous cliquez sur Terminer : le compte rendu part avant que vous quittiez le chantier. Voir Diffuser et suivre.
4. Pendant la semaine, les entreprises traitent leurs actions comme toutes leurs tâches. Leurs remarques sur le compte rendu arrivent dans la réunion.
5. La semaine suivante, les points non soldés sont repris automatiquement, avec l'état réel de leurs tâches.

Mettre en route le module¶

1. Activer les réunions sur le projet¶

Ouvrez Paramètres dans le menu du projet, onglet Fonctionnalités, et activez Activer les réunions de chantier. Le choix est enregistré tout de suite et la rubrique Réunions apparaît dans le menu.

L'option n'est proposée qu'aux comptes de l'accès anticipé.

2. Donner l'accès aux membres¶

Dans Membres, ouvrez les droits d'un membre : la rubrique Réunions de chantier propose trois niveaux.

Le niveau Gérer demande aussi le droit Créer des tâches, car les actions sont des tâches, et une licence payante ou d'essai. Sans Créer des tâches, le membre peut seulement voir les réunions. L'administrateur du projet a toujours le niveau Gérer.

3. Régler le module¶

Ouvrez Réunions, puis Réglages. Ces réglages valent pour toutes les réunions du projet.

Qui rédige le compte rendu ?

Le conducteur de travaux de l'entreprise (entreprise générale, promoteur) ou le maître d'œuvre (architecte, bureau d'études, OPC). Ce choix change les mots et les rubriques du compte rendu, pas les droits.

Pays du chantier

Il règle le nom du document, la rubrique sécurité et le délai de contestation par défaut. Voir Selon le pays.

Délai de contestation du compte rendu (jours)

Le nombre de jours laissés aux destinataires pour contester le compte rendu. Il est rappelé en pied de document. Une observation reçue après ce délai est marquée Hors délai.

Mention de contestation en fin de compte rendu

Le texte imprimé à la fin du compte rendu. Laissez le champ vide pour garder le texte du pays, affiché en gris.

Points détaillés par lot dans le compte rendu

Au-delà de ce nombre (6 par défaut), les points d'un lot sont seulement cités par leur numéro : le compte rendu reste court et lisible en deux minutes.

Les réunions sont enregistrées (la convocation le dit)

Cochez cette case si vous enregistrez les réunions. La convocation en informe alors les participants à l'avance.

QR code du compte rendu pour le bungalow de chantier

Permet de créer, pour chaque réunion clôturée, un QR code à afficher dans le bungalow. Voir Le QR code du bungalow.

Où retrouver les réunions¶

La rubrique Réunions liste les réunions du projet, la plus récente en haut, avec leur date, leur lieu, leur étape et le nombre de présents.

Le tableau de bord du projet montre aussi deux cartes : la prochaine réunion, avec le nombre de points de son ordre du jour, et le dernier compte rendu, avec son état d'envoi. Un clic ouvre la réunion.

Enfin, le détail d'une tâche indique les réunions où elle a été discutée, avec le numéro du point. Un clic ouvre la réunion.

Selon le pays¶

Le pays du chantier règle les mots et les délais. La France est le cas de base.

Au Luxembourg, Touch2build signale quand aucun participant n'a le rôle de coordinateur de sécurité. Le délai et la mention de contestation se modifient dans les réglages.